Welche Funktionen hat die Lohnbuchhaltung?

Kleine und mittlere Betriebe übergeben meistens ihre Lohnbuchhaltung dem Steuerberater. Es gibt aber auch Unternehmen, die sich auf diese speziellen Aufgaben konzentrieren, wie z.B. MerzArnoldWüpper. Ihre Mitarbeiter müssen eine Ausbildung zum Steuerfachgehilfen oder Lohnbuchhalter vorweisen. Außerdem haben sie umfassende praktische Erfahrungen auf diesem Gebieten. Dazu gehören das Einkommensteuer- und Lohnsteuerrecht sowie das Sozialversicherungsrecht. In großen Unternehmen ist meistens ein Lohnbuchhalter beschäftigt. Seine Fortbildung übernimmt der Arbeitgeber.

Wenn ein neuer interner Mitarbeiter eingestellt wird, legt die Lohnbuchhaltung für ihn ein Lohnkonto an. Dieses wird separat für jeden einzelnen Angestellten oder Arbeiter geführt. Es enthält den Namen, die Anschrift, die Steuerklasse sowie die Gehalts- oder Lohnzuordnung. Dazu kommen beispielsweise noch das Ein- und Austrittsdatum sowie die vielseitigen sozialversicherungstechnischen Aspekte. Der Lohnbuchhalter benötigt beim Arbeitsantritt des Arbeitnehmers bestimmte Unterlagen. Dazu zählen der Personalausweis, das Führungszeugnis sowie der Sozialversicherungsausweis. Alternativ dazu stellt die vom Arbeitnehmer gewählte Krankenkasse eine aktuelle Beitragsbescheinigung aus. Diese liegt vor, wenn der zukünftige Mitarbeiter über das Arbeitsamt pflichtversichert war oder sich als Selbstständiger freiwillig versichert hat. Sollte er noch nicht angemeldet worden sein, so wird diese Aufgabe von der Abteilung übernommen.

Ist der Arbeitnehmer über eine Vermittlungsagentur angeworben worden, so muss das einstellende Unternehmen nach einer vertraglich festgelegten Frist eine Provision an den Vermittler zahlen. Diese wird von der Lohnbuchhaltung als zusätzlicher Personalaufwand abgerechnet. Zeitarbeitnehmer werden hingegen nicht in der Buchhaltung des Auftraggebers geführt. Sie sind für das beauftragende Unternehmen Fremdaufwand.

Die Lohnbuchhaltung unterscheidet zwischen den Gehalts- und Lohnempfängern. Gehaltsempfänger erhalten jeden Monat das gleiche Entgelt. Bei Lohnempfängern kann es zu Abweichungen kommen. Diese entstehen durch die täglichen Zuschläge für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit, die der Lohnbuchhalter gesondert berechnet.

Wird der Arbeitnehmer krank, so erhält er für diese Zeit seine Lohnfortzahlung. Diese ist jedoch zeitlich befristet. Im Anschluss zahlt die betreffende Krankenkasse oder die Berufsgenossenschaft. Die Lohnbuchhaltung leistet für diese Fälle an die Krankenkassen monatlich eine gesetzlich festgelegte Umlage. Da jeder freiwillig oder privat Versicherte sich seine Krankenversicherung selbst aussuchen kann, muss er den Wechsel unverzüglich mitteilen.

Am 20. des Monats meldet die Lohnbuchhaltung den Sozialversicherungsträgern die erwarteten monatlichen Beiträge, die für die Beschäftigten im laufenden Monat zu entrichten sind. Gleichzeitig ziehen die Versicherungsträger diese vorläufigen Beiträge ein. Am Ende des Monats erfolgt die endgültige Abrechnung. Mit dieser ermittelt der Lohnbuchhalter die Abweichungen zwischen den Ist- und Sollbeiträgen für den laufenden Monat. Mitte Januar erfolgt die Endabrechnung mit den Sozialversicherungsträgern. Dazu fordert das Unternehmen die aktuellen Daten von den Sozialversicherungsträgern an. Mit diesen stimmt die Abteilung die geleisteten Zahlungen, die Forderungen sowie die Verbindlichkeiten gegenüber den Sozialversicherungsträgern ab. Haben diese im letzten Jahr zu hohe Beiträge eingezogen, so müssen sie diese erstatten.


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